fbpx

Regulamin projektu Noc Księgarń 2020

Regulamin Projektu Noc Księgarń 2020

Regulamin określa zasady funkcjonowania Projektu NOC KSIĘGARŃ 2020, koordynowanego przez OSDW Azymut spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, dofinansowanego ze środków Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z Funduszu Promocji Kultury. W szczególności Regulamin określa prawa i obowiązki Księgarzy biorących udział w Projekcie oraz zasady organizacji Wydarzeń w ramach Projektu.

Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

CZYTELNIK – uczestnik Wydarzenia lub – w przypadku Wydarzenia w którym umożliwiony jest osobisty udział uczestników – każda osoba przebywająca na terenie Wydarzenia niebędąca Organizatorem Wydarzenia ani osobą działającą z upoważnienia lub na zlecenie Organizatora Wydarzenia.

DANE – zbiór danych osobowych Księgarza lub osoby upoważnionej do kontaktu w imieniu Księgarza, w szczególności danych osobowych podanych w Formularzu Zgłoszeniowym, które są przetwarzane przez Koordynatora Projektu zgodnie z zasadami zawartymi w Polityce Prywatności dostępnej na stronie Projektu pod adresem: www.nocksiegarn.pl w zakładce: „Dla księgarzy”, a także bezpośrednio pod Formularzem Zgłoszeniowym.

FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY – formularz, za pośrednictwem którego Księgarz zgłasza zamiar przystąpienia do Projektu.

KOORDYNATOR PROJEKTU – OSDW Azymut spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Gottlieba Daimlera 2, 02-460 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000030385, NIP 5252105994, REGON 014935955, wysokość kapitału zakładowego: 24.634.382,00 zł.

KSIĘGARZ – przedsiębiorca prowadzący przedsiębiorstwo zajmujące się detaliczną lub hurtową sprzedażą książek, a także innych wydawnictw i artykułów pokrewnych, takich jak czasopisma, mapy, czy przewodniki lub jednostka będąca stałym punktem detalicznej sprzedaży książek i innych wydawnictw, dysponująca lokalem wyposażonym w odpowiednie urządzenia służące do ekspozycji i sprzedaży.

ORGANIZATOR WYDARZENIA – Księgarz biorący udział w Projekcie.

POMOCE MARKETINGOWE – każdy rodzaj materiałów marketingowych przekazywanych Organizatorom Wydarzeń przez Koordynatora Projektu w celu wykorzystania ich w promocji Wydarzeń, np. plakaty, ulotki.

PROJEKT – projekt „Noc Księgarń 2020” przygotowany i koordynowany przez OSDW Azymut spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, adresowany do Księgarzy. Zasady funkcjonowania Projektu są określone w Regulaminie.

REGULAMIN – niniejszy regulamin Projektu.

RODO lub ROZPORZĄDZENIE – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

SERWIS – strona internetowa, znajdująca się pod adresem domeny internetowej www.nocksiegarn.pl, stanowiąca platformę internetową będącą własnością Koordynatora Projektu, na której dostępne są informacje dotyczącego organizacji Projektu, i na której, w dniach 15 – 17 października 2020, odbędzie się transmisja online „na żywo” w formie streamingu z wybranych Wydarzeń.

WYDARZENIE – wydarzenie organizowane w ramach Projektu przez poszczególnych Organizatorów Wydarzeń.

§1 Postanowienia ogólne

  1. Założenia Projektu: NOC KSIĘGARŃ 2020 to przedsięwzięcie kulturalne, w ramach którego w dniach 15 – 17 października 2020 r. w godzinach wieczornych odbędzie się cykl Wydarzeń kulturalnych zaplanowanych, zorganizowanych i realizowanych przez Księgarzy, których zgłoszenie do udziału w Projekcie zostało zaakceptowane przez Koordynatora Projektu. Celem wydarzenia NOC KSIĘGARŃ jest promocja czytelnictwa oraz niezależnych księgarń stacjonarnych działających na terenie Polski.

2. Organizatorzy Wydarzeń umożliwią Czytelnikom udział w Wydarzeniach w następujący sposób:

a) poprzez zapewnienie relacji z Wydarzeń – w formie nagrań lub transmisji online „na żywo” w formie streamingu – na stronach internetowych/kontach w serwisach społecznościowych Organizatorów Wydarzeń, lub;

b) poprzez udostępnienie transmisji online „na żywo” w formie streamingu w Serwisie, lub;

c) poprzez dopuszczenie Czytelników do osobistego udziału w Wydarzeniach w miejscu ich organizacji – w przypadku gdy sytuacja epidemiologiczna w Rzeczypospolitej Polskiej będzie na to pozwalał

3. Organizatorzy Wydarzeń są zobowiązani do umożliwienia Czytelnikom udziału w sposób wskazany w ust. 2 lit. „a” i/lub „b” – według wyboru Organizatora Wydarzenia. Osobisty udział Czytelników w Wydarzeniach, o którym mowa w ust. 2 lit. „c” możliwy będzie jedynie w przypadku, gdy sytuacja epidemiologiczna w Rzeczypospolitej Polskiej będzie na to pozwalała, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego reżimu sanitarnego. Decyzja co do umożliwienia osobistego udziału Czytelników w Wydarzeniu należy do Organizatora tego Wydarzenia.

4. Celem Projektu jest popularyzacja czytelnictwa.

5. Uczestnictwo Księgarzy w Projekcie i podanie związanych z Projektem Danych jest całkowicie dobrowolne i nieodpłatnie.

6. Projekt organizowany jest wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§2 Przystąpienie do Projektu

  1. Do Projektu może przystąpić Księgarz, który za pośrednictwem Serwisu (i) wypełni Formularz Zgłoszeniowy oraz (ii) zaakceptuje Regulamin, a następnie: otrzyma od Koordynatora Projektu informację o akceptacji zgłoszenia do udziału w Projekcie.
  2. Formularz Zgłoszeniowy, Polityka Prywatności opisująca zasady przetwarzania danych Księgarza oraz treść Regulaminu znajdują się w Serwisie w zakładce „Dla księgarzy”.
  3. Zgłoszenia można kierować wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego, w nieprzekraczalnym terminie do 19 sierpnia 2020 r. Za datę złożenia Formularza Zgłoszeniowego przyjmuje się datę i godzinę wpływu Formularza Zgłoszeniowego na serwer Koordynatora Projektu.
  4. W Formularzu Zgłoszeniowym Księgarz powinien m.in.:
  5. określić, którą z form udziału Czytelników w Wydarzeniu, spośród wskazanych w 1 ust. 2 Regulaminu, przewiduje.
  6. zaproponować Wydarzenie, jego nazwę, miejsce, godzinę rozpoczęcia i zakończenia Wydarzenia, opis Wydarzenia. Księgarz powinien również wskazać grupę docelową Wydarzenia (kategoria wiekowa) oraz określić dostępność Wydarzenia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podać informacje odnośnie podjazdów dla wózków inwalidzkich, wind, dostępności tłumaczenia w języku migowym), a także wskazać inne dane i informacje wymagane przez Formularz Zgł.
  7. W Formularzu Zgłoszeniowym, Księgarz powinien zaproponować Wydarzenie, którego koszty organizacji i realizacji Księgarz jest w stanie i zobowiązuje się ponieść w całości albo wskazać Wydarzenie, które może zorganizować i zrealizować wyłącznie przy wsparciu finansowym Koordynatora Projektu wraz z określeniem kwoty koniecznej do organizacji i realizacji Wydarzenia, a której Księgarz nie jest w stanie ponieść.
  8. Koordynator Projektu nie ponosi kosztów organizacji Wydarzeń, niemniej zastrzega sobie prawo do wsparcia finansowego lub technicznego wybranych przez siebie Wydarzeń, zwłaszcza w celu dostosowania Wydarzeń do założeń Projektu oraz w przypadku przeszkód logistycznych lub technicznych związanych z przeprowadzeniem Wydarzeń.
  9. W ramach wsparcia finansowego możliwe jest dofinansowanie lub sfinansowanie przez Koordynatora Projektu m.in.:
  10. działań kreatywnych i edukacyjnych,
  11. transmisji online lub przeprowadzenia nagrania Wydarzenia,
  12. czytań oraz spotkań z twórcami i artystami.
  13. Wsparcie finansowe może obejmować dofinansowanie przez Koordynatora w formie zryczałtowanej kwoty wsparcia w celu ułatwienia lub umożliwienia Organizatorowi Wydarzenia zakupu towarów lub zapłaty za usługi konieczne do organizacji lub realizacji Wydarzenia. Wysokość zryczałtowanej kwoty wsparcia zależy od liczby Księgarzy zakwalifikowanych do udziału w Projekcie.
  14. Koordynator Projektu zastrzega sobie prawo do decydowania o przyznaniu lub odmowie przyznania wsparcia finansowego, wysokości przekazanego dofinansowania, wyborze usług lub towarów objętych finansowaniem oraz wyborze Organizatorów Wydarzeń (w tym ich liczbie) objętych wsparciem finansowym. Wsparcie finansowe Koordynatora Projektu możliwe jest do wyczerpania środków, które Koordynator przeznaczył na ten cel. Koordynator Projektu nie jest zobowiązany do podania przyczyn odmowy przyznania danemu Organizatorowi Wydarzenia wsparcia finansowego.
  15. Kompletne wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego jest warunkiem analizy zgłoszenia przez Koordynatora Projektu. Nadesłanie Formularza Zgłoszeniowego nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w Projekcie.
  16. Zgłoszenie podlega weryfikacji przez Koordynatora Projektu pod kątem zgodności z celem Projektu, jego założeniami, w tym pod kątem oceny zaproponowanego Wydarzenia według następujących kryteriów:
  • Premierowość i oryginalność – wydarzenia dedykowane NOCY KSIĘGARŃ, uwzględniające jej charakter, stworzone z myślą o prezentacji podczas Wydarzenia,
  • Promocja czytelnictwa – promocja czytelnictwa wśród dzieci i młodzieży, oraz grup społecznych niebędących aktywnymi uczestnikami życia literackiego w Polsce,
  • Lokalność – wydarzenia rozbudzające i animujące życie kulturalne w ośrodkach (miejscowościach) o ograniczonej dostępności do wydarzeń kulturalnych i miejsc promocji kultury (takich jak np. kina, muzea, biblioteki).
  1. Koordynator Projektu zastrzega sobie prawo do niezaakceptowania zgłoszenia do Projektu w uzasadnionych przypadkach, w szczególności takich jak: podanie nieprawdziwych lub niepoprawnych informacji, brak zgodności zaproponowanego Wydarzenia z celem i założeniami Projektu, brak możliwości lub gotowości Koordynatora Projektu do dofinansowania Wydarzenia w przypadku gdy do organizacji i realizacji Wydarzenia Organizator wymaga wsparcia finansowego Koordynatora Wydarzenia, uzasadnione wątpliwości związane ze zgodnością z prawem Wydarzenia, uzasadnione wątpliwości dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa Czytelnikom.
  2. Informacja o akceptacji zgłoszenia do udziału w Projekcie albo informacja o braku akceptacji zgłoszenia do udziału w Projekcie zostanie przekazana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy podany w Formularzu Zgł. Informacja zostanie przekazana do 28 sierpnia 2020 i nie wymaga uzasadnienia.
  3. Otrzymanie informacji o akceptacji zgłoszenia do udziału w Projekcie jest równoznaczne z przystąpieniem Księgarza do udziału w Projekcie, chyba że Księgarz zawiadomi Koordynatora Projektu o rezygnacji z udziału w Projekcie, przy czym takie zawiadomienie może nastąpić nie później niż do dnia 15 września 2020. Oświadczenie o rezygnacji z udziału w Projekcie należy złożyć w formie elektronicznej na następujący adres e-mail: kontakt@nocksiegarn.pl albo pisemnie na adres Koordynatora Projektu.
  4. W informacji o akceptacji zgłoszenia do udziału w Projekcie, Koordynator wskaże, czy Wydarzenie zostało zakwalifikowane do udostępnienia w ramach transmisji on line „na żywo” w formie streamingu w Serwisie Koordynatora Projektu (jeśli uprzednio Organizator Wydarzenia wyraził taka gotowość). Informacja nie wymaga uzasadnienia.
  5. W terminie 28 dni od upływu terminu na przesyłanie Formularzy Zgłoszeniowych, Koordynator Projektu opublikuje listę Wydarzeń włączonych do Projektu wraz z informacjami o Wydarzeniach. Program NOCY KSIĘGARŃ zostanie zamieszczony w materiałach promocyjnych NOCY KSIĘGARŃ, w Serwisie oraz na fanpage NOCY KSIĘGARŃ w portalu Facebook®, atakże w serwisie społecznościowym Instagram®.
  6. W ramach bieżących możliwości Koordynator Projektu udostępni Organizatorom Wydarzeń, którzy zdecydowali się na organizację Wydarzenia w sposób wskazany 1 ust. 2 lit. a Regulaminu, informacje i instrukcje, które mogą być przydatne w celu organizacji Wydarzenia w ten właśnie sposób. Zdanie poprzedzające nie kreuje jednak po stronie Koordynatora Projektu obowiązku udzielenia takiego wsparcia na rzecz Organizatorów Wydarzenia.

§3 Wydarzenia

  1. Udział Czytelników w Wydarzeniach jest nieodpłatny. Organizatorzy Wydarzeń zobowiązują się nie pobierać opłat od Czytelników z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniach.
  2. Organizator Wydarzenia jest odpowiedzialny za przygotowanie, przeprowadzenie zgłoszonego przez siebie Wydarzenia, które zostało włączone do Projektu oraz za jego sfinansowanie, w części w jakiej organizacja i realizacja Wydarzenia nie została objęta wsparciem finansowym Koordynatora Projektu.
  3. Koordynator Projektu odpowiada za koordynowanie Projektu, w tym za ułożenie programu (harmonogramu) Wydarzeń w ramach NOCY KSIĘGARŃ, prowadzenie promocji Projektu oraz transmisji online „na żywo” w formie streamingu w Serwisie wybranych Wydarzeń.
  4. W przypadku zmian w Wydarzeniu w stosunku do wersji zaakceptowanej przez Organizatora Projektu oraz naruszenia postanowień Regulaminu, Organizator Projektu zastrzega sobie prawo do wykluczenia Organizatora Wydarzenia z udziału w Projekcie i usunięcia Wydarzenia z programu NOCY KSIĘGARŃ.
  5. Podczas Wydarzenia, w którym Organizator Wydarzenia umożliwi osobisty udział Czytelników, Organizator Wydarzenia ma obowiązek spełnić aktualne na dzień realizacji Wydarzenia wymogi reżimu sanitarnego oraz dbać o bezpieczeństwo Czytelników, w tym pozostawać w gotowości do kontaktowania się ze służbami porządkowymi i medycznymi.
  6. W przypadku, gdy Wydarzenie przygotowane przez Organizatora Wydarzenia ma charakter imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, Organizator Wydarzenia jest zobowiązany do samodzielnego uzyskania przewidzianych prawem zezwoleń oraz spełnienia wszystkich wymogów przewidzianych ww. ustawą.
  7. Organizator Wydarzenia zobowiązany jest uzyskać wszelkie pozwolenia i decyzje konieczne dla zorganizowania Wydarzenia niebędącego imprezą masową.
  8. Koordynator Projektu nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub zaniechania Organizatorów Wydarzeń związanych z organizacją i przebiegiem Wydarzeń.

§4 Promocja Projektu i Wydarzeń; Transmisja Wydarzeń

  1. W celu promocji Projektu, Koordynator Projektu utworzył Serwis oraz fanpage Projektu w portalu Facebook® i konto Projektu w serwisie społecznościowym Instagram®.
  2. Koordynator Projektu zobowiązuje się prowadzić promocję Projektu za pośrednictwem mediów lokalnych (regionalnych), ogólnopolskich oraz w Internecie, w tym za pośrednictwem portali i serwisów społecznościowych oraz Serwisu. Poza promocją Projektu, Koordynator Projektu będzie prowadzić również promocję poszczególnych Wydarzeń.
  3. Organizator Wydarzenia wyraża zgodę na prowadzenie działań promocyjnych jego Wydarzenia przez Koordynatora Projektu w ramach Projektu.
  4. Przekazanie przez Organizatora Wydarzenia jego logotypu Koordynatorowi Projektu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie przez Koordynatora Projektu tego logotypu w promocji Projektu i Wydarzenia, w tym z wyrażeniem zgody na utrwalanie i zwielokrotnianie logotypu każdą techniką oraz jego rozpowszechnianie w celach promocyjnych i reklamowych, np. ekspozycję logotypu Organizatora Wydarzenia, dystrybucję materiałów promocyjnych zawierających informacje o Wydarzeniu i Organizatorze Wydarzenia oraz jego logotyp. Organizator Wydarzenia oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do wyrażenia zgody, o której mowa w niniejszym ustępie.
  5. Koordynator Projektu wyraża zgodę na prowadzenie przez Organizatorów Wydarzeń promocji własnej Wydarzeń i korzystanie w tym celu z logotypu Projektu i Koordynatora Projektu (do pobrania pod adresem: nocksiegarn.pl). Koordynator Projektu oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do wyrażenia zgody, o której mowa w niniejszym ustępie. Organizator Wydarzeń nie jest uprawniony do korzystania z logotypu Projektu i Koordynatora Projektu dla innych celów niż wskazane w niniejszym ustępie.
  6. Koordynator Projektu przygotuje, według własnego uznania, Pomoce Marketingowe przeznaczone do wykorzystania przez Organizatorów Wydarzeń do promocji Wydarzeń. Pomoce Marketingowe będą do pobrania w wersji elektronicznej za pośrednictwem Serwisu.
  7. Koordynator Projektu ma prawo organizowania wydarzeń współtowarzyszących Projektowi, np. konkursów.
  8. W celu umożliwienia promocji Projektu, Wydarzenia i Organizatora Wydarzenia, Organizator Wydarzenia zobowiązuje się przesłać Koordynatorowi Projektu co najmniej dwie fotografie lub nagranie dokumentujące przebieg Wydarzenia, w terminie 5 dni od daty realizacji danego Wydarzenia Fotografie lub nagranie zostaną wykorzystane przez Koordynatora projektu w celu promocji Projektu, Wydarzenia i Organizatora Wydarzenia, na co Organizator wyraża zgodę. Organizator Wydarzenia oświadcza, że w momencie przekazania fotografii / nagrań, będzie podmiotem uprawnionym do wyrażenia zgody, o której mowa w niniejszym ustępie.
  9. Organizator Wydarzenia zobowiązuje się uzyskać od osób widocznych na fotografiach lub nagraniu, o których mowa w ust. 8, zgodę na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (w przypadku: nagrań również głosu), w szczególności poprzez zawarcie w regulaminie Wydarzenia następującego postanowienia (lub innego odpowiadające jego znaczeniu i odnoszącego tożsamy skutek):

Biorąc udział w wydarzeniu, tj. wchodząc na teren wydarzenia, uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne i nieograniczone w czasie rozpowszechnienie przez organizatora i OSDW Azymut sp. z o.o., koordynatora projektu Noc Księgarń” w dowolny sposób wizerunku i  głosu uczestnika i uczestnika będącego osobą małoletnią, który znajduje się pod jego opieką, zarejestrowanych w każdej formie (zdjęcie, film) w czasie pobytu uczestnika na terenie wydarzenia. W przypadku, gdy uczestnik nie jest przedstawicielem ustawowym uczestnika będącego osobą małoletnią, który znajduje się pod jego opieką, uczestnik zapewnia, że przedstawiciel ustawowy uczestnika będącego osobą małoletnią wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku i głosu na zasadach określonych powyżej i zobowiązuje się zwolnić organizatora i OSDW Azymut sp. z o.o. ze wszelkich ewentualnych związanych z tym roszczeń uczestnika będącego osobą małoletnia lub jego przedstawiciela ustawowego.

  1. Organizator Wydarzenia transmitowanego online „na żywo” w formie streamingu w Serwisie lub na stronach internetowych/kontach w serwisach społecznościowych Organizatora Wydarzenia, zobowiązuje się uzyskać od osób biorących udział w transmisji zgodę na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku i głosu.
  2. Administratorem danych osobowych w zakresie wizerunku i głosu Czytelników – w przypadku zarejestrowania wizerunku i/lub głosu, jest Organizator Wydarzenia oraz Koordynator Projektu. Organizator Wydarzenia zobowiązuje się spełnić względem Czytelników obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO, w imieniu swoim oraz w imieniu Koordynatora Projektu. Treść klauzuli informacyjnej Koordynatora Projektu będzie udostępniona do pobrania w wersji elektronicznej w Serwisie.

§5 Reklamacje, wnioski, uwagi

  1. Reklamacje, wnioski i uwagi dotyczące Projektu należy zgłaszać drogą elektroniczną na następujący adres e-mail: kontakt@nocksiegarn.pl albo pisemnie na adres Koordynatora Projektu. Zgłoszenie powinno zawierać dane osoby zgłaszającej, opis zgłaszanej reklamacji, wniosku lub uwagi oraz przyczyny zgłoszenia.
  2. Koordynator Projektu ustosunkuje się do reklamacji, wniosku lub uwagi w formie w jakiej nastąpiło zgłoszenie, w terminie 14 dni od dnia doręczenia Koordynatorowi Projektu zgłoszenia.

§6 Postanowienia końcowe

  1. Koordynator Projektu zastrzega sobie wszelkie prawa do nazwy Projektu.
  2. Regulamin jest dostępny w Serwisie oraz w siedzibie Koordynatora Projektu.
  3. Administratorem danych osobowych Księgarzy jest Koordynator Projektu. Cele przetwarzania danych Księgarzy, ich prawa i inne zasady przetwarzania danych osobowych przez Koordynatora Projektu zawarte są w Polityce Prywatności dostępnej w Serwisie w zakładce: „Dla księgarzy”, a także bezpośrednio pod Formularzem Zgł.
  4. Regulamin może zostać zmieniony przez Koordynatora Projektu w każdym czasie. Koordynator Projektu zawiadomi wówczas Organizatorów Wydarzeń o dokonanych zmianach. Informacja zostanie wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy e-mail podane przez Organizatorów Wydarzenia w Formularzu Zgł. Zmiana Regulaminu uprawnia Organizatora Wydarzenia do rezygnacji z uczestnictwa w Projekcie. Oświadczenie o rezygnacji należy złożyć w formie elektronicznej na następujący adres e-mail: kontakt@nocksiegarn.pl albo pisemnie na adres Koordynatora Projektu, w terminie 7 dni od zmiany Regulaminu.
  5. Korespondencję do Koordynatora Projektu należy kierować za pośrednictwem poczty elektronicznej

kontakt@nocksiegarn.pl

lub

na adres: OSDW Azymut sp. z o.o., ul. G. Daimlera 2, 02-460 Warszawa.

  1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 5 sierpnia 2020 roku.